Zoals reeds aangekondigd zijn de bepalingen in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid die van belang zijn voor het notariaat vandaag vervallen. Dit betekent dat het voor een notaris niet meer mogelijk is om ‘op afstand’ een testament en een hypotheekakte (of -volmacht) te passeren als een cliënt niet in persoon bij de notaris kan verschijnen. Daarnaast zijn de tijdelijke voorzieningen voor rechtspersonen ten aanzien van (digitale) vergaderingen en de termijn voor het vaststellen van de jaarrekening vervallen. De rechtspersonen vallen hierdoor terug naar hetgeen in de wet en de statuten is bepaald.
Digitaal vergaderen rechtspersonen: wat kan en mag er nu?
Veel rechtspersonen hebben de afgelopen periode gebruik gemaakt van de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. Nu de Tijdelijke wet is vervallen, is digitaal vergaderen alleen mogelijk als dat is bepaald in de statuten. Dit kan voor rechtspersonen een reden zijn om de statuten te wijzigen.
Wetsvoorstel digitaal vergaderen in voorbereiding
Er is een wetsvoorstel in voorbereiding dat gaat voorzien in de mogelijkheid dat verenigingen, VvE’s, BV’s, NV’s, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen een volledig digitale algemene vergadering houden. De digitale vergadering heeft een facultatief karakter; het is voor rechtspersonen niet verplicht om digitaal te vergaderen. Een volledig digitale algemene vergadering wordt een optie naast de reeds bestaande mogelijkheden van een fysieke of hybride algemene vergadering. Het is aan de rechtspersoon zelf een keuze te maken ten aanzien van de vorm van de algemene vergadering.
Voor BV’s, NV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen is een statutaire grondslag vereist voor het houden van een hybride of volledig digitale vergadering. De rechtspersoon bepaalt zelf de inhoud van de statutaire bepaling(en). Daarin kan bijvoorbeeld worden opgenomen dat het bestuur beslist of (en zo ja, onder welke voorwaarden) de algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt, of daarvoor een machtiging van de algemene vergadering nodig is, dan wel dat de mogelijkheid van volledig digitaal vergaderen voor bepaalde besluiten wordt uitgesloten. Delegatie naar een reglement of bijvoorbeeld naar het orgaan dat de vergadering bijeenroept is ook mogelijk.
Voor verenigingen en VvE’s wordt niet de eis van statutaire verankering gesteld. Zij moeten op eenvoudige en (financieel) laagdrempelige wijze kunnen kiezen voor het houden van een volledig digitale ledenvergadering en dienen niet onnodig te worden belast met een statutenwijziging waarvoor de inschakeling van een notaris is vereist. Dit geldt ook voor het houden van een hybride ledenvergadering. Het voorschrift van een statutaire grondslag voor de hybride vergadering wordt daarom geschrapt. Om wel te zorgen voor voldoende draagvlak onder de leden wordt in plaats daarvan geregeld dat de algemene ledenvergadering een machtiging kan verlenen aan het bestuur om een hybride of volledig digitale vergadering te houden. De inhoud van de machtiging wordt overgelaten aan de leden. Zij kunnen kiezen of en zo ja, voor hoe lang, er digitaal wordt vergaderd en onder welke verdere voorwaarden.
Heeft u vragen of wilt u meer weten of dit onderwerp neem dan contact op met notaris Stephanie Scheiberlich.